Cách Xử Lý Hàng Bán Bị Trả Lại Theo Quy Định Mới Nhất Năm 2025

Hàng bán bị trả lại là trường hợp hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ nhưng khách hàng phát hiện lỗi, kém chất lượng hoặc không đúng mẫu mã và trả lại. Việc xử lý hàng bán bị trả lại cần tuân thủ các quy định về hóa đơn, kê khai thuế và hạch toán theo pháp luật hiện hành.

Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết cách xử lý hàng bán bị trả lại theo quy định mới nhất, phù hợp với Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn của cơ quan thuế.

1.Xử lý hàng bán bị trả lại khi người mua là công ty, tổ chức

1.1. Xử lý về hóa đơn

Theo Điểm 2.8, Phụ lục 4 – Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi hàng bị trả lại, bên mua phải lập hóa đơn trả lại hàng ghi rõ lý do trả lại.
Trường hợp trả lại một phần hàng hóa, hóa đơn cần ghi rõ số lượng, giá trị, thuế suất và số hóa đơn gốc.

Ví dụ thực tế:
Ngày 23/08/2025, Công ty A xuất hóa đơn bán hàng cho Công ty B. Ngày 26/08/2025, Công ty B phát hiện hàng lỗi và trả lại một phần hàng. Công ty B sẽ xuất hóa đơn trả lại ghi rõ lý do: “Trả lại hàng do không đúng quy cách.”

1.2. Kê khai thuế GTGT

Theo Công văn 5839/CT-TTHT, khi phát sinh hàng bán bị trả lại:

• Bên bán: Kê khai giảm doanh số tại chỉ tiêu (32) và giảm thuế GTGT đầu ra tại chỉ tiêu (33) trên tờ khai 01/GTGT.

• Bên mua: Điều chỉnh giảm doanh số mua tại chỉ tiêu (23) và giảm thuế GTGT đầu vào tại chỉ tiêu (24), (25).

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp vẫn lập phụ lục mua – bán thì cần kê số âm trên bảng kê.

1.3. Hạch toán hàng bán bị trả lại

Đối với bên bán:

• Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

  • Khi nhận hóa đơn trả lại:

    • Nợ 5212 – Giá trị hàng bị trả lại

    • Nợ 3331 – Thuế GTGT hàng bị trả lại

    • Có 131/111/112 – Số tiền trả lại khách hàng

  • Cuối kỳ: Kết chuyển

    • Nợ 511

    • Có 5212

• Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (không dùng TK giảm trừ doanh thu):

  • Nợ 511 – Giá trị hàng trả lại

  • Nợ 3331 – Thuế GTGT hàng trả lại

  • Có 131/111/112 – Số tiền hoàn trả

Đối với bên mua:

• Nợ 111/112/131 – Số tiền nhận lại

• Có 156/152/211… – Giá trị hàng trả lại

• Có 133 – Thuế GTGT của hàng trả lại.

2.Xử lý hàng bán bị trả lại khi người mua là cá nhân (không có hóa đơn)

• Bên bán và bên mua lập biên bản trả hàng ghi rõ: tên hàng hóa, số lượng, giá trị trả lại chưa thuế, số hóa đơn gốc, lý do trả hàng.

• Bên bán thu hồi hóa đơn gốc (nếu trả lại toàn bộ). Nếu chỉ trả một phần, bên bán lập hóa đơn mới cho số lượng hàng thực tế được chấp nhận.

• Bên bán điều chỉnh giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra trên tờ khai 01/GTGT kỳ phát sinh.

• Nếu đã kê khai sai, doanh nghiệp thực hiện kê khai bổ sung theo Khoản 5 Điều 10 Thông tư 156/2013/TT-BTC.

3.Một số lưu ý quan trọng

• Luôn lập đầy đủ biên bản hoặc hóa đơn trả lại hàng để đảm bảo tính hợp pháp.

• Kê khai điều chỉnh ngay trong kỳ phát sinh, tránh kéo dài qua nhiều kỳ thuế.

• Trường hợp phát hiện sai sót sau khi đã nộp tờ khai thuế, doanh nghiệp cần lập hồ sơ khai bổ sung.

• Lưu giữ đầy đủ chứng từ liên quan (hóa đơn gốc, biên bản trả hàng, biên bản thỏa thuận bồi thường nếu có).

4.Kết luận

Việc xử lý hàng bán bị trả lại đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về thuế và kế toán. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình từ lập hóa đơn, kê khai thuế đến hạch toán để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.

Bạn cần tư vấn chuyên sâu hoặc muốn nâng cao kỹ năng xử lý nghiệp vụ kế toán thực tế?
Hãy tham khảo các khóa học kế toán tổng hợp, kế toán thuế chuyên nghiệp tại THUẾ LIÊN VIỆT

#ketoanthue #cominhketoanthue #ketoanthuelienviet #baocaotaichinh

DỊCH VỤ KẾ TOÁN - TƯ VẤN THUẾ SỐ 1 HÀ NỘI HIỆN NAY
Dịch vụ Kế toán và Tư vấn thuế đáng tin cậy nhất hiện nay, được đánh giá cao bởi khách hàng và cung cấp các giải pháp phù hợp và chuyện nghiệp cho doanh nghiệp.
HOTLINE : 0914.518.189 (HỖ TRỢ 24/7)