Truy Thu Thuế: Những Sai Sót Thường Gặp Trong Kê Khai, Hóa Đơn & Chi Phí

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường bị cơ quan thuế truy thu thuế không phải vì gian lận cố ý, mà do những sai sót phổ biến trong kê khai, hạch toán, quản lý hóa đơn – chứng từ và xác định chi phí được trừ. Nếu không chú ý ngay từ đầu, số tiền truy thu, tiền phạt và tiền chậm nộp có thể gây áp lực lớn đến dòng tiền và uy tín doanh nghiệp.

Bài viết này sẽ hệ thống các lỗi thường gặp, phân tích nguyên nhân và đề xuất giải pháp thực tế để doanh nghiệp chủ động kiểm soát rủi ro thuế.

I. Truy thu thuế là gì? Khi nào doanh nghiệp bị truy thu?

• Khái niệm: Truy thu thuế là việc cơ quan thuế ra quyết định thu hồi các khoản thuế mà người nộp thuế đã kê khai thiếu, nộp không đúng quy định hoặc chưa nộp.

• Khi nào bị truy thu:
   • Kê khai thiếu doanh thu, áp sai thuế suất, bỏ sót các khoản thu nhập chịu thuế.
   • Hạch toán sai thời điểm, sai kỳ kế toán, sử dụng hóa đơn/chứng từ không hợp lệ.
   • Chi phí bị loại không được trừ.

• Về thời hiệu & cách tính: Theo Luật Quản lý Thuế, thời hiệu truy thu thường là 10 năm cho sai sót bình thường, có thể đến 20 năm nếu có dấu hiệu gian lận. Số tiền truy thu gồm: thuế còn thiếu + tiền chậm nộp + tiền phạt (nếu có).

II. Sai phạm liên quan hóa đơn – chứng từ

1. Lập hóa đơn sai thời điểm
   Xuất hóa đơn trước hoặc sau thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế – gây không khớp doanh thu, thuế GTGT.

2. Sử dụng hóa đơn không hợp lệ / từ nhà cung cấp bỏ trốn
   Khi nhà cung cấp không còn hoạt động, hóa đơn đầu vào có thể bị loại khỏi khấu trừ.

3. Thiếu hồ sơ, chứng từ minh chứng giao dịch thực tế
   Không có hợp đồng, phiếu xuất – nhập kho, biên bản nghiệm thu… khiến hóa đơn “bị coi” như không có cơ sở hợp lệ.

4. Hạch toán sai kỳ hoặc kê khai chậm hóa đơn đầu vào
   Ghi nhận hóa đơn vào kỳ khác, kê khai trễ làm mất quyền khấu trừ thuế GTGT.

III. Sai phạm trong kê khai và nộp thuế

1. Kê khai thiếu doanh thu, bỏ sót tờ khai
   Nhiều doanh thu thực tế không đưa vào tờ khai GTGT hoặc TNDN, hoặc không nộp tờ khai định kỳ.

2. Áp sai thuế suất GTGT / sai loại hình xuất nhập khẩu
   Ví dụ áp 5% thay vì 10%, hoặc kê khai sai mã loại hình xuất nhập khẩu.

3. Bỏ sót các khoản thu nhập chịu thuế TNDN
   Như lãi tiền gửi, khoản thu từ thanh lý tài sản, chênh lệch tỷ giá…

4. Nộp thuế chậm hoặc không nộp đủ
   Dẫn đến tiền chậm nộp và có thể phạt vi phạm hành chính.

IV. Các khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN

• Chi phí không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ

• Chi phí vượt định mức (tiếp khách, công tác phí, quảng cáo…)

• Trả lương nhưng không có hợp đồng lao động, bảng lương

• Thanh toán tiền mặt hóa đơn ≥ 5 triệu đồng không qua ngân hàng

Khi bị loại các khoản chi này, thu nhập chịu thuế tăng lên, dẫn đến truy thu thuế TNDN.

V. Vi phạm trong quản lý lao động & quyết toán thuế TNCN

1. Không đăng ký mã số thuế TNCN cho người lao động
   Khấu trừ sai 10% thay vì biểu thuế lũy tiến hoặc người lao động không được giảm trừ gia cảnh.

2. Bỏ sót các khoản thu nhập chịu thuế cá nhân
   Phụ cấp đặc thù, trợ cấp, hỗ trợ nhà ở, thưởng, chi trả hiện vật…

3. Không quyết toán thuế TNCN hoặc quyết toán sai
   Không quyết toán theo đúng thời hạn hoặc dữ liệu giữa kê khai hàng tháng – quyết toán cuối năm không khớp.

VI. Giải pháp phòng tránh & kiểm soát rủi ro

1. Xây dựng quy trình nội bộ kiểm soát thuế – chứng từ chặt chẽ
   Có kiểm soát kép, rà soát trước khi lập tờ khai.

2. Đào tạo kế toán – cập nhật kiến thức thuế thường xuyên
   Nắm vững các thông tư, nghị định mới, ưu đãi thuế, sửa đổi chính sách.

3. Sử dụng phần mềm kế toán & hóa đơn điện tử tích hợp
   Giúp tránh sai sót do nhập tay, lưu trữ có hệ thống.

4. Đối chiếu số liệu tài chính & thuế định kỳ
   So khớp giữa báo cáo tài chính, sổ sách, tờ khai thuế.

5. Lưu trữ hồ sơ, chứng từ đầy đủ, theo quy định thời hạn
   Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, chứng từ ngân hàng…

6. Khi bị truy thu – xử lý chuyên nghiệp

   • Kiểm tra thông báo truy thu từ cơ quan thuế.

   • Đối chiếu, yêu cầu giải trình nếu có sai sót khách quan.

   • Nộp thuế, tiền chậm nộp đúng hạn để tránh bị phạt thêm.

   • Có thể đề nghị giảm nhẹ nếu có căn cứ hợp lý (nếu quy định cho phép).

Sai sót về kê khai, hạch toán, quản lý hóa đơn – chứng từ hay xác định chi phí được trừ là những nguyên nhân phổ biến nhất khiến doanh nghiệp bị cơ quan thuế truy thu. Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, cập nhật quy định thuế, sử dụng công cụ quản lý hiện đại sẽ giúp giảm thiểu rủi ro này.

Nếu quý doanh nghiệp muốn rà soát lại sổ sách, tờ khai thuế để tránh truy thu, Liên Việt luôn sẵn sàng hỗ trợ.

#ketoanthue #cominhketoanthue #ketoanthuelienviet #baocaotaichinh

DỊCH VỤ KẾ TOÁN - TƯ VẤN THUẾ SỐ 1 HÀ NỘI HIỆN NAY
Dịch vụ Kế toán và Tư vấn thuế đáng tin cậy nhất hiện nay, được đánh giá cao bởi khách hàng và cung cấp các giải pháp phù hợp và chuyện nghiệp cho doanh nghiệp.
HOTLINE : 0914.518.189 (HỖ TRỢ 24/7)